Семінари по діловодству, електронному документообігу.

ДІЛОВОДСТВО та АРХІВНА СПРАВА.  ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ.  Сучасні технології та новації в роботі з документами. Перехід від паперового до електронного документообігу. Архів підприємства. Нові вимоги до зберігання та знищення документів з паперовими носіями (з 1 жовтня 2020).

3-денний онлайн - курс (вебінар) 23, 25, 30 листопада | 10:00 - 13:00

23 листопада (понеділок) | 10:00 - 13:00

НОРМАТИВНО-ПРАВОВА БАЗА, ЩО РЕГЛАМЕНТУЄ ДІЛОВОДСТВО ТА АРХІВНУ СПРАВУ В УКРАЇНІ.

• Актуальне законодавство та базові нормативні акти з питань діловодства та архівної справи:
• Нова редакція ДСТУ 4163. Методичні рекомендації щодо застосування. 
• Закони України «Про інформацію», «Про Національний архівний фонд та архівні установи», «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронні довірчі послуги» та ін.;
• Зміни до Наказу Мінюсту № 1886/5 щодо порядку організації роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання. Приведення нормативної бази у відповідність з вимогами ЗУ «Про електронні довірчі послуги». 
• Типова інструкція з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну (зі змінами);
• Постанова КМУ “Про проведення експертизи цінності документів”;
• Правила організації діловодства у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, установах і організаціях (зі змінами);
• Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів;
• Національні стандарти у сфері діловодства та архівної справи та методичні документи.

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ СЛУЖБИ ДІЛОВОДСТВА.

• Організаційні документи, що регламентують роботу служби діловодства: порядок розробки та затвердження (положення про службу діловодства, посадові інструкції працівників, кваліфікаційні вимоги до працівників служби діловодства).
• Визначення нормативної чисельності працівників служби діловодства.

ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ.

• Підготовка внутрішніх нормативних актів юридичної особи, що регламентують роботу з документами (інструкція з діловодства, стандарт підприємства тощо).
• Організація документообігу та визначення його обсягу.
• Перехід до електронного документообігу. 

КОНТРОЛЬ ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВ. ТЕХНОЛОГІЇ КОНТРОЛЮ ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВ.

• Мета контролю виконання документів, його види, строки виконання документів (типові, індивідуальні). Етапи контролю (взяття документа на контроль, визначення форм і методів контролю, проміжний контроль, продовження строків виконання документів, зняття документів з контролю).

ПІДГОТОВКА І ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ.

• Нормативні вимоги щодо складання та оформлення документів. Бланки документів. Склад реквізитів документів, вимоги до їх змісту та розташування.
• Погодження, засвідчення, підписання управлінських документів, загальні вимоги до їх тексту.
• Оформлення копій, витягів з документів.
• Складання окремих видів організаційних документів (правил, положень, інструкцій, тощо).
• Підготовка та оформлення розпорядчих документів (постанов, рішень, наказів, розпоряджень, тощо).
• Оформлення довідково – інформаційних документів  (актів, довідок, доповідних записок, службових листів, тощо).
• Особливості оформлення документів до засідань колегіальних органів. Особливості ведення протоколів, оформлення рішень, тощо.

ЕКСПЕРТИЗА ЦІННОСТІ ДОКУМЕНТІВ.

• Експертиза цінності документів, її принципи та критерії, порядок проведення Визначення строків зберігання документів.
• Організація роботи експертної комісії юридичної особи, її функції та завдання.

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ. ПОРЯДОК РОЗРОБЛЕННЯ, ЗАТВЕРДЖЕННЯ ТА ВВЕДЕННЯ В ДІЮ.

 

• Підготовка номенклатури справ структурного підрозділу та зведеної номенклатури справ. Застосування переліків документів зі строками зберігання. Вимоги до складання, оформлення та погодження номенклатури справ.

25 листопада (середа) | 10:00 - 13:00

ФОРМУВАННЯ ДОКУМЕНТІВ У СПРАВИ ТА ЇХ ЗБЕРІГАННЯ У СТРУКТУРНИХ ПІДРОЗДІЛАХ.

• Правила формування документів у справи відповідно до номенклатури. Зберігання справ у структурних підрозділах. Вимоги щодо оформлення справ.
• Підготовка справ для архівного зберігання, вимоги до їх оформлення.
• Складання та оформлення описів справ структурних підрозділів та актів про виділення для знищення документів структурних підрозділів.
• Порядок передавання документів до архіву (архівного підрозділу) юридичної особи.

ОСОБЛИВОСТІ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ З ОБМЕЖЕНИМ ДОСТУПОМ («Для службового користування», «Комерційна таємниця» тощо).

ВЕДЕННЯ ДІЛОВОДСТВА ЗА ЗВЕРНЕННЯМИ ГРОМАДЯН. 

 

АРХІВ ПІДПРИЄМСТВА. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ АРХІВУ (АРХІВНОГО ПІДРОЗДІЛУ) Юоидичної особи. Зберігання документів з паперовими носіями в архіві (архівному підрозділі). Нові вимоги з 1 жовтня 2020р. 

• Організація роботи архіву (архівного підрозділу). Порядок розроблення та затвердження положення про архів (архівний підрозділ). Визначення чисельності працівників архіву.
• Вимоги до формування архівного фонду та обліку документів в архіві. Довідковий апарат до документів архіву (описи, каталоги, картотеки, бази даних тощо). Режим доступу та порядок користування документами архіву.
• Забезпечення збереження архівних документів. Вимоги до приміщення архіву та  його обладнання. Дотримання основних режимів зберігання: температурно - вологісного, світлового, санітарно-гігієнічного тощо.
• Вимоги до зберігання документів з паперовими носіями відповідно до міжнародних норм згідно з ДСТУ 8889:2019 "Документи з паперовими носіями". Правила зберігання Національного архівного фонду. Технічні вимоги» (набуває чинності з 01 жовтня 2020 року).
• Порядок знищення документів з паперовими носіями. Зведений акт про виділенняя документів для знищення. 
• Передавання документів на постійне зберігання до архівної установи.
• Організація приймання-передавання документів (справ) під час зміни керівника установи, керівника архіву, припинення установи. Обов’язки ліквідаційної комісії щодо передавання справ.

30 листопада (понеділок) | 10:00 - 13:00

ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ. ЕЛЕКТРОННИЙ АРХІВ. Організація електронного документообігу. Перехід від паперового до електронного документообігу. «Гібридний» документообіг в перехідний період. 

 

• Порядок приймання - передавання електронних документів (ЕД) НАФ на постійне зберігання(проект). Як передавати, які формати. Куди передавати. 
• З чого починається електронний документообіг. Життєвий цикл документу в електронному вигляді. Чи можливо сьогодні повноцінно перейти на повний електронний документообіг. 
• Організація електронного документообігу та автоматизація всіх процесів життєвого циклу електронного документа: типові вимоги. Взаємодія електронного та паперового документообігу.
• Єдині вимоги для всіх суб’єктів загального електронного документообігу щодо роботи з електронними документами та їх підготовки до передавання на архівне зберігання,, незалежно від форми власності цих суб’єктів та рівня. Проблемні та практичні питання.
• Вимоги до форматів даних електронних документів.
• Нові формати даних електронного документообігу: електронних підписів / печаток, метаданих документообігу й архівного зберігання та обміну документами й приймання-передавання цих документів на постійне зберігання.
• Організаційно-правові засади електронного документообігу та роботи з електронними документами.
• Електронний документ та документ в електронній формі: в чому різниця.
• Статус електронного документа. Що таке оригінал електронного документа, його копія та завірена копія.
• Застосування цифрових копій документів, у тому числі завірених електронними підписами / печатками.
• Електронні документи: обов’язкові реквізити електронного документа. Типові помилки щодо створення електронних документів. Чому електронні документи спочатку реєструють, а потім підписують.
• Надання юридичної сили електронному документу. Особливості підписання електронного документа із застосуванням кваліфікованого електронного підпису (КЕП) чи печатки.
  Як здійснюється електронна ідентифікація.
  Для чого потрібна електронна позначка часу.
• Як здійснюється електронна ідентифікація. Для чого потрібна електронна позначка часу.
• Єдина та відмінна облікова документація під час організації діловодства із одночасним застосуванням документів двох форм: електронній та паперовій. «Гібридна» форма документообігу в перехідному періоді. 
• Особливості організації роботи з електронними документами з обмеженим доступом.
• Електронний архів. Як організувати зберігання електронних документів та їх підготовку до передавання на архівне зберігання.
• Порядок приймання-передавання електронних документів на постійне зберігання.
• Документарний аудит. Практичні питання впровадження електронного документообігу з мінімальними витратами. Рекомендації щодо оптимізації фінансових бюджетів на впровадження електронного документообігу. Які операції можна та необхідно автоматизувати власними силами та в першу чергу, що може почекати, без чого можна обійтись.
• Виправлення помилок. Що робити якщо в електронних документах виявлені помилки.

Семінар проводять:

---

• Безпосередні розробники нормативно - правових актів, що регламентують діловодство та архівну справу в Україні, експерти - практики з 15-річним досвідом роботи в сфері діловодства та архівної справи, .

Вартість участі:

---

• Вартість ЗА ВЕСЬ КУРС - 2 900 грн.

Вартість включає:

---

Для участі необхідно:

---

• заповнити і відправити заявку на участь;
• одержати рахунок, який наш менеджер надішле зручним для Вас способом;
• оплатити участь.

---

• (044) 451-88-12
• (067) 403-45-46
• (050) 312-34-73    

Версия для печати